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合同管理的风险防范

来源:网络作者:未知时间:2017-01-29

  核心:合同法律风险贯穿于合同订立到履行完毕全过程,对合同风险进行管理,降低企业法律风险,将有利于企业的长足发展。合同风险根据阶段可以分为合同订立的风险、合同履行的风险和合同后的风险。

  一、合同订立的风险防控——合同审查

  1、审查合同当事人的资信状况当事人的主体资格不合格,是导致合同无效或不能履行的主要原因。因此,签约前对合同当事人的资信调查就显得格外重要。资信调查包括对对方当事人主体资格和信用的审查及合同承办人员的资格审查。

  2、要妥善保管对于证明双方之间合同具体内容具有证明力的下述资料:与合同签订相关的发票、凭证、记录、在磋商过程中形成的电子邮件、传真、信函等资料。

  3、对合同内容反复斟酌,做到用词准确、表达清晰、约定明确、避免产生歧义。合同条款越完备,欺诈的可能性就越小。尤其要审核合同的全部条款里面是否有影响价格条款的内容。

  4、聘请律师参与合同审核;

  5、建立健全企业的规章管理制度。

   二、合同履行的风险

  1、目前,企业法务工作的重要性尚未得到充分重视,企业中法务人员普遍配备不足。可以在合同业务多的部门和下属基层单位(主要指集团下属的三四级出资单位)设置专、兼职合同管理员(或者称之为法务联络员),在基层单位业务部门与法务部门间架起合同管理信息沟通共享的桥梁,这既可以替代解决法务人员配备不足的问题,又可以部分解决经营业务人员与法务人员信息不对称、不共享的问题。这样一来,法务部门有机会将管理延伸至业务流程中,也使更多的部门、人员参与到合同管理过程中,一定程度上突破了法务部门在合同履行管理上的局限。

  2、为防止合同经办部门人员与实际履行部门人员信息不对称造成的合同签订与履行环节脱节,在合同管理中,要求合同经办部门人员不仅要对合同原件及相关的全部材料进行交接,还需要交接部门人员就合同背景、谈判情况、履约关键点及重要风险等事项形成书面提示,个别法律风险重大的项目,需要召开交底交接会议,双方进行面对面的沟通。

  对于履行周期长的合同(如期限20年的租赁合同),存在履行部门人员变动情形,就该类合同同样由新旧履行部门人员间实行交底交接,防范出现履约断档。

  3、要注意企业公章的用印管理。企业公章和合同专用章通常分由办公室和法务部门保管,两者在用印上设置了不同的流程。另外,还要注意合同履行人员的授权管理。合同履行中,某些确认交易方权利义务的文件,如验收单、工程变更签证、提货单等,通常仅有工作人员的签字,企业工作人员的签字行为即代表企业对合作方履约行为的认可。

  4、借助信息化工具进行合同履行管理,其可以在集团型企业的部门与上下级企业之间实现合同相关数据的自动获取,运用先进的专业信息系统进行合同管理,实现合同信息化势在必行,这便于大型企业集团打破集团内部横向部门间与纵向企业间的信息壁垒,实现集团型企业及时共享合同信息,有效避免信息孤岛,同时也是企业进行全过程合同节点的履约把控,实现集团合同扁平化管理的有效手段。

  5、员工通常更注重做有检查的工作。履约管理各项措施的落地离不开检查手段的运用,且通过检查可以有效排查履约管理中存在的问题,针对发现的问题可以探索新的管理思路,形成“检查-提升-再检查-再提升”的良性循环。


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