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企业合同管理需要注意的问题

来源:网络作者:未知时间:2017-01-29

  合同履行中的风险控制,很少引起企业的关注,由此常给企业造成重大的损失。要对合同进行有效的管理,首先应当正视以下三个问题。

  一、重视合同履行过程中的广义上的合同

  合同文本是固定交易方权利义务的法律文件,对交易方十分重要,但同时,合同只有通过履行才能最终给交易方带来利益。

  履约过程中,变更、确认交易方权利义务的工程签证、货物验收单、收付货物凭证、对账单、结算单、补充协议等,都是合同的重要组成部分,是合同文本不可分割的内容,有时甚至比合同文本更为重要。

  因此,在管理实践中宜将“合同”做扩大理解,其不仅仅是指合同文本,更应当包括与合同文本相关的、在合同谈判及履行中形成的、能够真实还原整个交易过程的所有书面材料,这对法律专业人员来说是基本常识,但对于大多数不具备法律专业知识,而又负责经办企业大部分合同的业务部门、人员来说,这一常识还没有得到充分认识。

  实践中,企业因为业务人员擅自出具验收单、承诺函,合同变更不进行书面确认等导致的败诉案件比比皆是,甚至有企业为此交了高昂学费。

  二、合同管理需要业务流程中各部门的能力合作。

  我国合同法对合同的定义为:平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。把合同理解为“交易主体对交易行为全过程权利义务的设定与真实的履约记录”更符合企业合同管理实践。

  交易行为通常涉及合同谈判、审查、签署、履行、存档等多个环节流程,同时也涉及业务、财务、法务等多个部门,合同法律风险存在于合同对应的整个业务流程中。

  实践中,仍有不少企业认为合同管理仅是法务部门的事情,殊不知法务部门仅仅是合同管理流程中的一个部门与环节,有效的合同管理离不开业务流程中相关部门的密切衔接与分工配合。

  当前很多企业的合同管理工作特别是履行管理存在割裂,法务与业务、财务及其他相关部门之间不能实现有效地信息传递和共享,法务部门很难充分参与到业务流程中,致使合同法律风险的整体防范停留在表面上。

   三、重视合同签订、履行全过程的法律风险防控

  重审查签订、轻履行监督的传统合同管理理念在很多企业普遍存在。当前,企业日益重视合同审查签订环节的风险防范,例如逐步完善示范合同文本、制定风险控制清单、严格审查审批程序等,法务部门也基本全程介入了合同审查签订环节,在该环节存在的法律风险已大为减少。

  但是,合同签订后需要通过履行才能实现交易目的,合同签订得再完美,若得不到履行人员的严格、有效地执行,也只是一纸空文。而且,除人为因素外,在一些重大、复杂的合同履行中存在着部门间的交叉风险,如在一些重大投资并购项目合同履行过程中,投资、法务、财务、业务等部门协同不够带来风险;在一些履行期限较长的合同(如工程承包合同、融资租赁合同等)中,可能时常发生合同谈判签约部门人员与实际履行部门人员不一致、原合同履行部门人员发生变动时与实际履行部门、人员交接不到位造成合同履行出现断档等情况。受多方面主客观因素的影响,合同实际履行情况远没有达到我们想要的效果,合同履行中的法律风险日益凸显。

  企业合同管理就是为了降低企业法律风险,维护自身合法权益,促使企业经济朝着健康的轨道发展。有效的合同管理应该覆盖合同订立、合同履行全过程,考虑公司整体动作效益,注意到合同履行过程中的各文本和行为的风险情况的。


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